Een voorbeeld: Sinds de introductie van iCloud heb ik mijn e-mailadres f.van.enter@me.com opgedoekt. Toch wordt mijn e-mailadres vanwege de bovenstaande truc toch nog regelmatig bij mensen aangeboden en per ongeluk komt een mailtje op het verkeerde adres aan. Een handige truc wordt ineens een vervelende feature.

Je kan deze lijst van onthouden e-mailadressen gelukkig beheren. Als je gaat googlen kom je allerlei trucjes tegen om individuele adressen te verwijderen uit de ‘vorige geadresseerdenoverzicht’. Er is ook een truc om het op een andere plek te doen.

Ga in mail naar Venster (Window) en kies voor Geadresseerdenoverzicht (Previous Recipients)

In dit venster kan je e-mailadressen er uithalen/weggooien. Wat ik zelf af en toe doe is: Alles selecteren en weggooien. Echt belangrijke e-mailadressen zet ik namelijk direct in het adresboek.

Terwijl de servers aan het snorren zijn toont Bert (Stokni) zijn liefde voor Normaal met als absolute favoriet: Deurdonderen. Ik krijg zelfs nog een workshop in het ‘dansje’ wat ik op de tweede dag nét begin te begrijpen. Om het kopiëren van alle data in twee dagen rond te krijgen besluiten we om de prullenbakken niet mee te nemen. Als dit per gebruiker 10Mb scheelt, dan scheelt het op het geheel ongeveer 25 Gb. Zondagavond gaan we moe, maar tevreden naar huis en spreken we af om maandagochtend vroeg aanwezig te te zijn voor eventuele ontevreden gebruikers.

Die ochtend werden we continu gebeld en kregen we veel briefjes binnen met op te lossen problemen. Het waren allemaal kleine dingen en het meeste tumult ontstond door mensen die de handleiding niet goed hadden gelezen. De klacht van één dame viel heel sterk op. Ze klaagde dat ze al haar belangrijke mail kwijt was en de vele uitroeptekens op het papier deed ons snel terugbellen. Ik hoorde de andere kant van het gesprek niet en ik hoorde het als volgt:

Bert: Goedenmorgen, ik heb een klachtenformulier van u ontvangen dat u al uw belangrijke mail kwijt bent.

Bert: Ah ja, nou we kunnen nog bij de oude omgeving en kunnen uw mailbox doorkijken waar de mail is gebleven. Heb ik hiervoor uw toestemming?

Bert: Ik heb uw mailbox gekoppeld en ik kan het ook niet vinden. Waar had u het in Outlook opgeslagen?

Bert: In de prullenbak?!? Ah, ja ik zie het daar staat een groot aantal mapjes met mail. Dat is uw archief?

Bert: Serieus? U bewaart dingen in de prullenbak? Nee die hebben wij niet meegenomen van de oude omgeving. We gingen er vanuit dat men het niet meer nodig heeft.

Bert: Nou mevrouw, bewaart u thuis uw paspoort en belangrijke papieren ook in de vuilnisbak? En bewaart u belangrijke kantoor documenten ook in de prullenbak onder uw bureau?

Bert: Dat is met een virtuele prullenbak op uw computer precies hetzelfde. U weet nooit wanneer hij geleegd wordt. Het is immers afval.

Bert: Ik kopieer uw mail nu naar uw nieuwe mailbox. Ik raad u sterk aan de mapjes ergens buiten de prullenbak op te slaan.

Bert: Tot ziens!

Vervolgens zitten we verbijsterd naar elkaar te kijken. Soms heb je contact met gebruikers die computers toch iets anders bekijken dan wij techneuten. Voor ons is het net zo vanzelfsprekend dat je bureaublad vergelijkbaar is met het bureau waar hij op staat. Ik ben redelijk opgeruimd (enkel op dat vlak) en je kan verwachtend dat mijn virtuele bureaublad ook opgeruimd is. Ik bewaar niets in de vuilnisbak en je kan verwachten dat in mijn virtuele prullenbak ook niets van waarde zit.

Maar deze mevrouw staat niet alleen in haar overtuiging. Een aantal jaar geleden trof ik ook iemand aan die heel paniekerig werd op het moment dat ik voorstelde de prullenbak te legen. Er zaten duizenden en duizenden documenten in. Haar mailprullenbak puilde ook uit. Ze gooide wel eens dingen weg waarvan ze weet dat ze het misschien nog een keer nodig heeft… Maar niet meer wil zien. Ik heb haar snel opgevoed dat soort documenten en mails niet meer in de prullenbak te bewaren. Gooi het in een apart mapje en bewaar de prullenbak logischerwijs voor… afval!

Voor de pda van Apple, de iPhone, heb je tegenwoordig ook Exchange ondersteuning en dat werkt bijna vergelijkbaar met zijn Windows Mobile broertjes. Exchange is een Microsoft product wat zakelijk veel wordt gebruikt, het is fijn dat het goed werkt, maar Apple heeft ook zijn eigen dienst die nog veel betere integratie kent tussen iPhone de iPhone en je computer. De mail, agenda en contacten worden feilloos gesynchroniseerd.

Momenteel gebruik ik Addressbook voor contacten, iCal voor agenda-items, Mail.app voor de mail en zet ik mijn bestanden in een mapje dat iDisk heet. Ik heb een abonnement afgenomen bij MobileMe en ik laat al mijn mail naar dit adres sturen. Op mijn iPhone hoef ik dus enkel mijn MobileMe mailbox te openen. Op de iPhone kan je dan direct de synchronisatie aanzetten zodat je adressen en agenda’s ook gesynchroniseerd worden met je iPhone. Het mapje iDisk wordt gesynchroniseerd met een server van MobileMe en ik heb een app geïnstalleerd op mijn iPhone waarmee ik bij die documenten kan. Nu heb ik met mijn iPhone altijd een stukje Mac mee En als ik mijn iPhone niet bij me heb kan ik op elke machine met een browser alsnog via het web bij mijn spullen.

Als je een iPad hebt wordt het nog mooier omdat je dan een derde apparaat eenvoudig kan synchroniseren met al je data.

MobileMe kost echter wel 79 euro per jaar, dus dat kunnen sommige mensen best prijzig vinden in een tijd waar je van alles gratis zou kunnen krijgen. Het klopt dat je dat je de bovenstaande functionaliteiten met Gmail en Dropbox kan bereiken, maar ik heb het nog niet echt goed zien werken ergens, iets wat ik wel een keer ga testen. Het verschil is ook dat je wat meer opslag krijgt met MobileMe. Voor mij is het gemak dat alles werkt en makkelijk in te stellen is de 79 euro meer dan waard.

Omdat ik IMAP gebruik zie ik de mappen die ik op de server heb staan en als ik een mail weggooi uit mijn mail programma verdwijnt hij ook op mijn iPhone die ook met IMAP werkt. Als ik een mail verstuur via mijn iPhone komt hij ook in mijn verzonden mail van mijn Mac.

POP3 is zooooo achterhaald.

Maar er is 1 probleempje
Hier liep ik een paar keer tegenaan… De drafts/concepten folder waar mailtjes tijdelijk in opgeslagen worden als je er mee bezig bent wordt ook met de server gesynchroniseerd. Met korte tussenperiodes word je mail opgeslagen en wordt verstuurd naar de server. Op het moment dat je klaar bent met je mailtje en deze verstuurd wordt hij automatisch uit je concepten weggegooid. Hier ontstaat een probleem. Als ik namelijk mijn mail verstuur terwijl net een update naar de server wordt gestuurd dan blijft de reeds verstuurde mail toch in concepten staan en zo ontstaat er na tientallen mailtjes versturen een hardnekkige vervuiling.

Je kan dit voorkomen door je concepten niet meer op te slaan op de server. Zo hoeft de mail-client niet steeds een kopie op te sturen met het risico dat het weer fout loopt. Dit heeft wel als nadeel dat je niet met een concept dat je op je Mac bent gestart af kan maken op je iPhone, maar eerlijk gezegd ken ik geen mensen die dat doen.

Het automatisch uploaden van je concept kan je op deze manier uitzetten. Ga in je mail applicatie naar Mail in je menubalk en kies voor Preferences (of voorkeuren?)

Daar ga je naar het juiste account (of allemaal?) en ga je naar Mailbox behaviours en zet je het bovenste vinkje uit.

Nu worden je concepten enkel lokaal opgeslagen. Probleem opgelost!

Dan kan je op het pijltje links onder drukken, klik dan max 5 foto’s aan, en kies dan linksonder voor Share (indien je Engels hebt ingesteld)

Zo kan je max 5 foto’s mailen, of zo snel een kopie van de foto’s maken of de boel weggooien.

Nu kost het heel veel energie en aandacht om steeds die mailtjes door te sturen, want je moet het toch even openen, je ziet toch de tekst voorbij komen en de mail houdt je even bezig. Dit kan je voorkomen door het doorsturen/delegeren automatisch te laten verlopen, hier een handleiding daarvoor. Ik heb zelf alles in het Engels staan, dus als je zelf iets in het NL hebt staan dan zal je het een beetje moeten vertalen.

Stap 1: Maak een mapje aan om de doorgestuurde mail op te bergen. Je kan het ook tussen andere mailtjes dumpen, maar het is wel fijn om in 1 oogopslag te zien welke mail je automatisch (en ongelezen) hebt doorgestuurd.
Stap 2: Ga in de mail app naar de menubalk, kies voor mail, preferences, en dan het laatste icoontje rechts: Rules.
Stap 3: Maak een regel aan door op het plusje te drukken.
Stap 4: Geef de voorwaarden aan waar het mailtje aan moet voldoen, bijvoorbeeld een e-mailadres en zeg wat er mee moet gebeuren, een voorbeeld zie je in het plaatje hier onder.
Stap 5: Als je een mailtje doorstuurt, doe er dan een begeleidend schrijven erbij. Handig is om aan te geven dat je dit doorstuurt na afspraak en dat je zelf de mail niet hebt ingezien. Wederom voorbeeldje hieronder.
Stap 6: Als je klaar bent dan zal hij je vragen of je je nieuwe regel wilt toepassen op de mail op dit moment in je Postvak IN (inbox). Als je zicht hebt op welke mailtjes dit gebeurt, is het een goed idee. Anders zou ik even oppassen.

In tekst is het makkelijk schrijven, hieronder zie je nog een beschrijving met plaatjes. Klik het open om de volledige plaatje te zien.

Deze bovenstaande methode leert mensen niet af om berichten direct naar het juiste adres te sturen. Nu heb je ook de mogelijkheid om een reply (antwoord) te sturen, maar dit kan niet met een doorstuur actie in 1 regel.

Mijn tip is dan ook om een extra regel aan te maken speciaal voor de reply en daarna de bovenstaande regel uit te laten voeren. Zo zorg je voor een goede afhandeling, want als jij de mail doorstuurt maar die persoon er niets mee doet kan men het jou kwalijk nemen. Hieronder een voorbeeldje in de vorm van een plaatje.

Klik er op voor grotere versie

	Mail Deze applicatie haalt uhm… mail binnen! Je kan er via de settings heel veel e-mailaccounts toevoegen en ook nog instellen of je het aantal ongelezen mailtjes op je homescreen in een cijfertje op het icoon ziet. Als je MobileMe, Gmail en AOL mail gebruikt dan werkt mail ook nog eens via Push, dus mail komt binnen als het binnen komt. Dan wordt het naar je iPhone gepusht. Leuk is dat mijn mail door push eerder binnenkomt dan in de mail app op mijn Mac.
	iPod De muziekspeler waarmee Apple zo bekend is geworden. Hierin vind je al je muziek terug, kan je video afspelen, audioboeken luisteren en je podcasts horen. Waar bij een iPod Touch muziek en video gescheiden wordt in twee apps is de iPod hier de verzamel app voor alles.
	Safari De manier om op internet te komen. Behalve flash doen alle andere web technieken het aardig in deze mobiele browser. Als je hem verticaal houdt dan heb je een grote overzicht van de pagina en als je hem horizontaal houdt zie je de pagina wat breder. Werkt wel goed.
	Camera Af en toe een foto maken van een bonnetje, leuke situatie, mooi plaatje. Het is wel handig om een redelijke camera bij je te hebben. Daarna kan je het eventueel met andere applicaties er nog leuke effecten aan geven.
	Calendar Een agenda. Tja, ik ben niet zo handig en nu ik consequent blijf met mijn agenda invullen gaat het gelukkig stukken beter. Via MobileMe sync ik het ook naar mijn Mac, dus als ik thuis kom staan afspraken ingevoerd in mijn iPhone ook in de calender.app van mijn Mac.
	Maps Dit is mijn TomTom! Af en toe raak ik een beetje verdwaald op plekken waar ik niet bekend ben, dan kan Maps dat via internet verbinding maakt met Google Maps mij helpen duidelijk maken waar ik ben. Helaas werkt het niet goed in het buitenland, want je hebt internet wel nodig, geen offline kaarten, maar in NL is het vaak een uitkomst!
	Notes Even snel iets onthouden? Kan je het hier opschrijven. Ik heb al een keer bij een Dell seminar aantekeningen gemaakt met deze app, eenmaal thuis aangekomen kon ik het op mijn Mac uitwerken.
	Messages SMS applicatie, hoort een beetje bij een telefoon. Het is heel leuk dat je smsjes heen en weer in een soort bubbels ziet. Zo kan je een gesprek makkelijker volgen.
	Photos Vanuit mijn Aperture sync ik via iTunes een aantal foto’s naar mijn iPhone en dus naar deze app. Zo kan ik af en toe eens een foto laten zien als mensen weer eens niet geloven dat het duiken in NL wel mooi kan zijn.
	App Store Daar is wel een app voor! Als je dat roept dan moet je het ook bewijzen, dus het gebeurt nog wel eens dat ik deze applicatie op start. Ik kijk ook regelmatig op een aantal websites waar ze aangeven welke applicaties in een aanbieding zitten, dus dan kijk ik even of ik er gebruik van wil maken
	Contacts Contacten heb ik hier in opgeslagen. Vanuit hier mail je, bel je en kan je eventueel websites van mensen opzoeken, dus ik start het nog wel eens op.
	Clock Als je ergens anders bent kan je eventueel een andere tijdzone instellen, maar gezien het feit dat ik regelmatig in NL verblijf gebruik ik het eigenlijk alleen maar voor mijn wekker.
	Phone Het telefoongedeelte van de iPhone, wat ik vooral handig vind is dat in allerlei apps telefoonnummers “klikbaar” zijn en daarmee automatisch de Phone-app opgestart wordt zodat je kan bellen. Visual Voicemail is ook handig, zo zie je per persoon een voicemailbericht zodat je niet je hele bandje hoeft af te luisteren om te horen wat je baas, vriend, kennis had ingesproken
	Settings Ik pas nog wel eens een instelling aan, dus een handige app. ‘s Nachts zet ik regelmatig de iPhone in airport-mode en soms moet ik Bluetooth aanzetten. Handig om settings in de buurt te hebben.
	Calculator Voor als je even geen zin hebt om het uit je hoofd te doen
	Voice Memos Hiermee kan je met de ingebouwde microfoon of eventueel een externe microfoon geluid opnemen. Handig voor vergaderingen?
	YouTube Soms wil je even iets laten zien van een artiest, of een leuk filmpje. Aanrader is wel Wifi, maar eventueel kan het via 3G.
	iTunes App voor een liedje of album te kopen, ik doe het vrijwel altijd via de Mac, maar als je een keer haast hebt dan is dit wel een uitkomst.
	Compass Leuk dat het er in zit. Maar waarvoor zou ik het gebruiken?
	Stocks Ik heb geen aandelen
	Weather Er zijn hier betere en meer betrouwbare bronnen voor dan deze app dat gevoed wordt door Yahoo.

Zo dat was het voor de eerste post!
Bij de volgende post zal ik een aantal van mijn spellen uitleggen

1. Zet IMAP aan bij Gmail

Via IMAP werken is handig om er voor te zorgen dat mail op de server blijft staan terwijl je het leest op je mail-client en daarna er ook nog mee kan werken via de web-browser. Als je een mailtje via IMAP weg gooit dan zal hij ook in je browser verdwijnen en andersom.

Ga naar de instellingen en zet daar onder “Forwarding and POP/IMAP” de optie “IMAP enabled” aan, dat is alles!

2. Stel je smart-phone in

Hoe je het moet instellen hangt maar net vanaf welke apparaat je hebt, er is vast wel een handleiding op Google te vinden hier over. Als je al zelf handig bent kan je ook wel het een of ander instellen, maar je hebt de volgende gegevens nodig:

IMAP server: imap.gmail.com
met SSL op poort: 993
Uitgaande server:  smtp.gmail.com
met TLS op poort: 465
Gebruikersnaam: je volledige g-mail adres

Als je er niet uit komt dan kan je altijd nog een kijkje nemen in de uitgebreide help van Gmail zelf. Daar kan je voor de meest gangbare apparaten specifieke tutorials vinden. Neem nou de iPhone (iPod Touch), PalmWeb, Android, Windows Mobile 5, Windows Mobile 6, Outlook 2007, Blackberry, Symbian, Apple Mail of overige mail clients.

En dan kan je gebruik maken van de voordelen van Gmail.

Ik heb op de server nog wel een back-up gemaakt van mijn anderhalf gigabyte grote mailarchief en daarna alles uit mijn mailbox gegooid. Alleen nog wat lieve mailtjes heb ik bewaard en verder start ik met een schoon en nieuw begin. 

Waarom alle mailtjes bewaren? Als bedrijf met allerlei bewijslast kan ik het me voorstellen, maar ik gooi nu alles er uit. Zie nog wel even of ik weer een archief op ga bouwen, ik denk het wel, nieuwe leuke herinneringen opbouwen en als ik het weer zat ben dan gooi ik het er weer eens uit.

Je hebt een biertje of wijntje teveel op en dan word je ineens wat vrijpostig en stuur je iets makkelijker openhartige mailtjes dan dat je eigenlijk zou willen. De volgende dag kan je dan alleen nog maar spijt hebben. Als je nou Googlemail hebt is daar een oplossing voor!

Ze hebben een feature, Mail Goggles, dat je elke keer als je een mailtje stuurt een soort alcoholcontrole moet doorstaan. Helaas kan je niet blazen (zou wat zijn op een usb-apparaatje), maar zij doen het via een rekensommetje. Het is natuurlijk vervelend als je voor je werk 100 mailtjes moet versturen en dus 100x een som moet invullen (of in het onderstaande voorbeeld 5 sommen voor 1 mailtje) dus je kan ook bepaalde uren opgeven dat je het grootste risico loopt beschonken te zijn. Dan moet je bijvoorbeeld alleen sommen maken na de borreltijd op het werk of zaterdagavond etc.

Je vindt hier een officieel bericht er over.
En je kan de feature in je mail vinden onder je opties.

-edit- ik bedenk me net iets.
Als mensen weten dat je deze feature gebruikt kan je het dronken/aangeschoten zijn niet meer als excuus gebruiken dat je een stomme, iets te eerlijke of woedende mail stuurt. Een gewaarschuwd mens telt voor 2!

Hey man,

Bedankt voor de superfijne tijd die we samen hebben mogen hebben, ik zal nooit vergeten hoe je mijn raad altijd ter harte nam zodat je geworden bent tot een kerel die je nu bent. Is met Claudia ook alles goed? Jullie zijn alweer een jaartje of 6 samen nu zeker?

Ik kan je helaas niet bellen en mailen want ik heb al een maandje of 3 mijn rekeningen niet betaald, dus ik ben overal van afgesloten.

Ik wil je het allerbeste wensen voor de toekomst, en bij deze zeg ik …….. Groet en zeker tot ziens

MIJ

Dat hoef ik toch allemaal niet te weten en te krijgen? Haal me uit de maillist!